Datos que identifican a las facturas

• Número de factura: es el dato que la hace única distinguiéndola de todas las demás. Su valor debe ser numérico y correlativo, por lo que no se permiten configuraciones tipo 12ABCDE. Asimismo, el orden correlativo ha de coincidir con el orden de la fecha de expedición. Es decir, no es correcto que la Factura 2 este fechada en marzo y la Factura 3 fechada en febrero.
• Serie: ayuda a clasificar las facturas de distinta naturaleza, por ejemplo, si realizamos diferentes actividades económicas, por ejemplo: escritor y profesor, la factura tiene que vincularse al tipo de actividad que le corresponda; si contamos con diferentes establecimientos, cada factura debe indicar la serie correspondiente al establecimiento donde se emitió; lo mismo con las facturas rectificativas, tienen que llevar su propia serie.

El artículo 6 del reglamento de facturación nos indica qué casos deben llevar series separadas.

• Fecha de expedición: debe incluir día, mes y año. Reflejar la fecha de expedición es importante por varios motivos:

1. para que se cumpla el pago antes de su vencimiento (Ley 3/2004);
2. para llevar un registro contable ordenado;
3. para que la liquidación de impuestos se realice en el trimestre que corresponde.

Datos que identifican al emisor y al destinatario

• Datos de identificación: el emisor de la factura debe incluir su nombre y apellidos, cuando es empresario persona física (autónomo) o la razón o denominación social, cuando es empresario persona jurídica.

• Número de identificación fiscal (NIF): obligatorio para el emisor de la factura.

• Domicilio Fiscal: del emisor de la factura.

Ahora bien, si el destinatario de la factura es otro empresario que quiere ejercer su derecho a deducción, debemos incluir los mismos datos de identificación que los del emisor (ver ejemplo factura completa).

Cuando una factura incluye tanto los datos de identificación del emisor como los del destinatario se conoce como Factura Completa (denominación más elegante e intuitiva que Factura Ordinaria, como algunos insisten en llamarla).

Para el reglamento de facturación los motivos que originan la obligación de incluir los datos de identificación en las facturas son obvios:

1. para que los consumidores sepan a quién reclamar sobre el bien o servicio adquirido;
2. para que los empresarios emisores identifiquen a su pagador;
3. para que los empresarios destinatarios puedan ejercer su derecho a deducir los gastos en los impuestos sobre la renta renta (IRPF, IS o IRNR) y el IVA soportado.

Todos los empresarios somos consumidores, emisores o destinatarios de facturas, por lo que nuestra relación con ellas es bastante estrecha.

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