La factura es un elemento tan cotidiano que no reparamos demasiado en ella, sin embargo, es mucho lo que una factura nos puede aportar. Este documento de carácter mercantil es el umbral al intrincado mundo de los impuestos, la contabilidad, la administración; la clave en la relación con nuestros clientes, nuestros compañeros empresarios y las administraciones públicas. De hecho, facturar mal desprestigia y sanciona. Por lo que conocerla es el primer paso para establecer o asentar los cimientos de nuestro negocio o profesión.

Saber reconocerla

En principio, que un documento lleve consignada la palabra Factura no significa que lo sea. Hay que tener en cuenta que la factura es un documento privado que no se expide ante funcionarios públicos que le presten autenticidad, no tiene un modelo único reglado y no es obligatorio firmarla.

Es su propio reglamento el que determina los requisitos necesarios para que un documento tenga valor de Factura. Por tanto, podemos entender el reglamento de facturación como la guía que permite que los interesados (el cliente, el empresario y la administración pública) puedan verificar la información que aparece en la pretendida factura.

Aún con todo, se recomienda incluir la palabra Factura para diferenciarla de albaranes, presupuestos, etc.

De qué se ocupa

La factura recoge los detalles de la operación realizada; como la página de un diario íntimo refleja información sobre nosotros: ¿somos persona física o jurídica?, ¿usamos nombre comercial? … Nos habla de nuestros clientes: ¿empresario o particular?, ¿dónde están ubicados? … Por último, nos detalla las particularidades asociadas a la operación: ¿está exenta de IVA?, ¿lleva descuento? …

Su expedición origina el derecho de cobro del emisor y la obligación de pago del destinatario, por lo que tiene el deber de acreditar la realidad de la transacción.

Además de la importante labor de documentar lo pactado, su valor de prueba tiene trascendencia fiscal, ya que su emisión origina al mismo tiempo el derecho a la deducción del gasto en impuestos como el IRPF o el IS y el derecho a la deducción del IVA soportado en el caso del IVA.

Por tanto, si queremos conseguir todo lo que pretendemos con las facturas, empezando por una información reglada, ordenada, que además tenga nuestra impronta (logo, tipografía, color…), debemos entender el papel que desempeña los datos necesarios y como su configuración deriva en los distintos tipos de factura que existen.

>> 2. La factura: datos de identificación